管理公司前先學(xué)會(huì)如何管理自己
發(fā)布時(shí)間：2018-09-17 14:01來源：平臺(tái)
并非每個(gè)人都能成為CEO，但我們可以向CEO學(xué)習(xí)他們高效工作的秘訣！保持高效的關(guān)鍵不在于花多少時(shí)間，而在于把時(shí)間花在正確的地方上。
去除不必要的東西，決策進(jìn)行自動(dòng)化，保持身體健康，這些建議看似無趣，但卻可以幫你節(jié)約很多時(shí)間，讓你去享受生活的有趣之處。
國(guó)內(nèi)漁夫式管理創(chuàng)導(dǎo)者——吳群學(xué)今天就來和各位伙伴分享扎克伯格高效的秘密！
Mikael Cho是Crew（設(shè)計(jì)網(wǎng)站）和Unsplash（攝影網(wǎng)站）的創(chuàng)始人，他在問答網(wǎng)站Quora （美國(guó)知乎）上介紹了初創(chuàng)公司CEO提高工作效率的三條秘訣。以下是原文內(nèi)容：
我是兩家初創(chuàng)企業(yè)的首席執(zhí)行官。其中一家是偶然創(chuàng)辦的，幸運(yùn)地成為了增長(zhǎng)最快的攝影網(wǎng)站之一；另一家的年?duì)I收在數(shù)百萬美元級(jí)別，年增長(zhǎng)率為300%。
一邊要在這些快速成長(zhǎng)的公司里工作，一邊又要享受我生活中的樂趣，我別無選擇，只能盡可能地提高工作效率。
成為一名高效率CEO，和高效做事并沒有什么不同，都可以歸結(jié)為如何管理你每天面臨著的各種小選擇。
你是看一會(huì)兒Netflix（美國(guó)視頻網(wǎng)站），還是去睡覺？是去參加社交活動(dòng)，還是撰寫銷售郵件？是要去和某人喝咖啡見個(gè)面，還是要準(zhǔn)備你的投資者報(bào)告？你所做的一切事情都有機(jī)會(huì)成本。
要成為一個(gè)高效率的CEO，關(guān)鍵不在于花時(shí)間，而是在把時(shí)間花在正確的地方上。
你的效率水平，是你推動(dòng)公司走向成功的最佳方式之一。初創(chuàng)公司是由增長(zhǎng)來定義的。而增長(zhǎng)是由一個(gè)隨著時(shí)間變化的指標(biāo)（通常是營(yíng)收/用戶）來衡量的。如果你可以操縱時(shí)間（即把事情做得更好更快），公司成功的機(jī)會(huì)就會(huì)更大。做好時(shí)間管理，你就可能開展更多的產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)，獲得更多的收入。你也許還能省出幾天時(shí)間來思考營(yíng)銷策略，提高公司的知名度。
作為CEO，你必須參與從銷售、營(yíng)銷、產(chǎn)品到招聘和籌資等一切活動(dòng)。事情太多了，會(huì)讓你分身乏術(shù)。在一天的時(shí)間里，你能夠做出正確決定的數(shù)量是非常有限的。
這就是為什么馬克·扎克伯格每天都穿同樣的衣服的原因。
“我真的想簡(jiǎn)化我的生活，除了如何最好地服務(wù)于這個(gè)社區(qū)，在其他事情上，我只能盡可能少地做決定，”扎克伯格說。
相對(duì)于決定Facebook將如何影響其數(shù)十億用戶，決定穿什么衣服簡(jiǎn)直就是在浪費(fèi)時(shí)間。
像扎克伯格這樣出色的CEO會(huì)把注意力聚焦在影響力最大的事情上，把其他事情放在一邊。
保持良好的身體和心理健康也是的其中一個(gè)部分。如果你總是這里痛那里痛，你就無法集中精力。比如你背部的傷痛可能就會(huì)降低你的工作效率，因?yàn)槟銜?huì)去想背痛的事兒，而不是全身心放在工作上。
我當(dāng)CEO已經(jīng)有四年時(shí)間，這期間我嘗試過很多不同的方式來提高工作效率。以下這個(gè)列表是我的經(jīng)驗(yàn)之談，希望其中一些做法對(duì)你有所幫助。
消除噪音 關(guān)掉手機(jī)/電腦的通知功能。
雖然好像很多事情都很緊急，但實(shí)際上并非如此。大部分事情都可以等上幾個(gè)小時(shí)再去處理。對(duì)于你的注意力來說，通知就像是一劑毒藥。關(guān)掉通知功能，你的注意力就會(huì)更加集中。我們不能同時(shí)處理多項(xiàng)任務(wù)。你可能會(huì)覺得自己能行，但事實(shí)上，你的大腦在不同任務(wù)之間切換的時(shí)候，每次都要關(guān)閉和重啟，這樣做事就會(huì)降低你的效率。
把所有東西都寫下來。
我努力讓大腦盡量保持空白狀態(tài)，我努力不去記任何東西。當(dāng)你的腦海中有各種想法、主意和任務(wù)在跳躍的時(shí)候，你很難全神貫注、集中精力在一件事情上。所以每當(dāng)我有想法時(shí)，我就把它記錄在手機(jī)的便簽應(yīng)用上，然后把它拋到一邊。
你需要反復(fù)做的任何事情，都采取自動(dòng)化方式進(jìn)行。
如果你認(rèn)為你有需要反復(fù)做的一些東西，你就把它寫下來。我們使用項(xiàng)目管理應(yīng)用Trello來記下所有東西。我們創(chuàng)建了自動(dòng)處理它們的過程，比如設(shè)定密碼來預(yù)訂機(jī)票，以便去外地宣傳產(chǎn)品的新功能。不要把腦力浪費(fèi)在重復(fù)的事情上，最有效的方法是先把它寫下來，然后就徹徹底底忘掉它。
減少工具的數(shù)量。
要弄明白如何使用一種新工具，或者切換工具，這是需要花費(fèi)時(shí)間的。你用不了10個(gè)工具那么多。只要挑選一個(gè)可以做很多事情的好工具就可以了。我們公司挑選了一些很靈活的工具，我們希望可以長(zhǎng)期使用它們。如果你挑選工具的時(shí)候只看它是不是“熱門”，但是后來必須換成其他工具，那會(huì)花費(fèi)你很多時(shí)間。我日常90%的工作都用以下4種工具來完成的： Chrome瀏覽器、TextEdit（Mac OS下的文本編輯器）、 Trello（清單管理系統(tǒng)）和谷歌文檔。
全神貫注 給任務(wù)歸類。
作為CEO，你需要做各種不同的事情。為了減少不斷切換任務(wù)導(dǎo)致的低效率，我留出整塊的時(shí)間來做相似的事情。我在日歷中創(chuàng)建了例行任務(wù)活動(dòng)，專門花上1到3個(gè)小時(shí)時(shí)間來做這些任務(wù)。
例如，我一天會(huì)檢查團(tuán)隊(duì)消息應(yīng)用Slack兩次。在其余時(shí)間里，我就完全不看Slack。我還把所有的會(huì)議都安排在下午。把任務(wù)類聚在一起，有助于保持大腦的全神貫注，讓你做到事半功倍。
你在每個(gè)小時(shí)工作的效率是不一樣的。延長(zhǎng)工作時(shí)間，并不意味著你就做得更多或更好。當(dāng)我們?cè)噲D同時(shí)處理多個(gè)任務(wù)時(shí)，我們自己可能會(huì)認(rèn)為做了很多工作，但研究表明，實(shí)際上我們反而做得更少，犯的錯(cuò)誤卻更多。
心無雜念地集中做一項(xiàng)任務(wù)，比在注意力不集中的情況下做三個(gè)多小時(shí)的工作更有價(jià)值。當(dāng)你做一件事情時(shí)候，就關(guān)閉瀏覽器的選項(xiàng)卡，把手機(jī)切換到飛行模式。把其他東西都放到一邊，全神貫注做一件事。有時(shí)候我甚至在手機(jī)上工作，因?yàn)樵谑謾C(jī)上，我一次只能看到一屏的內(nèi)容。
排除干擾。
我第一次像上面說的那樣工作時(shí)，感覺很不容易。我戴上了耳機(jī)，如果有人來跟我說話，我直接無視他們。我覺得自己這樣做很粗魯，這個(gè)念頭在腦子里驅(qū)之不散，結(jié)果我反而不能專注在工作上。我意識(shí)到了自己的失策——我沒有告訴大家，我打算培養(yǎng)新的工作習(xí)慣。所以你需要抽出時(shí)間來和大家溝通這件事，這比你無視他們，或者對(duì)他們不耐煩要強(qiáng)得多。如果你有孩子，干擾就很難排除，你可以試試在他們睡覺的時(shí)候工作，比如清晨或深夜。有次我在開始一個(gè)“工作段”之前，給妻子發(fā)送的消息：
“我得寫篇帖子，接下來2小時(shí)都是飛行模式啰。”
“祝你好運(yùn)。”
用簡(jiǎn)單的任務(wù)幫你進(jìn)入狀態(tài)。
有些時(shí)候，你早上醒來，實(shí)在不想上班。任務(wù)列表上的第一個(gè)任務(wù)看起來如果很艱難，你就會(huì)感到心累。克服這個(gè)問題的好方法之一，就是把每天的前幾項(xiàng)任務(wù)安排得比較簡(jiǎn)單，你很快就能順利完成它們，精神也為之一振。比如我打開電腦，把頭一天留下的截圖從桌面上刪除，這可以幫我把大腦切換到工作模式。
把重要事情安排在上午。
從生物鐘的角度來說，上午是大多數(shù)人最警醒的時(shí)候。即使你每天早晨醒得比較晚，把最重要的任務(wù)安排在上午也會(huì)讓你感覺比較好。什么才是最重要的任務(wù)？你要在頭一天晚上思考一下：如果你第二天只能做一件事，那么做哪件事才會(huì)給你帶來最大的成就感？你就把那件事安排在第二天上午。
限制工作時(shí)長(zhǎng)。
我的一個(gè)“工作段”持續(xù)1到1.5小時(shí)，中間有不定時(shí)的休息。佛羅里達(dá)州立大學(xué)的研究人員曾對(duì)高效率人士進(jìn)行過研究，發(fā)現(xiàn)效率最高的人以90分鐘為單位開展工作，一天之內(nèi)工作很少超過四個(gè)半小時(shí)。
在一個(gè)“工作段”接近尾聲的時(shí)候，我能感覺自己的精力和注意力都在下滑。限制工作的時(shí)長(zhǎng)，可以幫助你保持注意力集中。我曾經(jīng)留出全天時(shí)間來開展工作。但問題是，既然我有一整天的時(shí)間，那就不用那樣匆忙，感覺比較放松時(shí)，反而會(huì)導(dǎo)致拖延。
現(xiàn)在我利用一個(gè)定時(shí)器，把一個(gè)“時(shí)間段”設(shè)為1到1.5小時(shí)。如果你覺得時(shí)間還很充裕，你會(huì)想辦法來把時(shí)間填滿，而這時(shí)你往往會(huì)選擇做一些比較簡(jiǎn)單，重要性比較低的事情。如果時(shí)間框架縮短了，你就必須集中注意力了。
保持身體健康
你沒有必要每天都鍛煉身體，但是要?jiǎng)悠饋怼?/span>
雖然我們的身體喜歡運(yùn)動(dòng)，你并不需要很大的鍛煉量就能達(dá)到足夠的健康水平。《國(guó)家地理》研究員丹·巴特納（Dan Buettner）對(duì)一些長(zhǎng)壽地區(qū)人們的日常生活進(jìn)行調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)有了一個(gè)共同特征：低強(qiáng)度活動(dòng)會(huì)帶來好處，無論這些活動(dòng)是走路、站起來、坐下，還是做園藝。任何一個(gè)姿勢(shì)保持太長(zhǎng)時(shí)間，都會(huì)不利于我們的血液循環(huán)。
運(yùn)動(dòng)則會(huì)馬上改善這種狀況。無論是步行到辦公室，還是把你的午餐拿到微波爐加熱，還是做一下伸展運(yùn)動(dòng)，可以促進(jìn)血液循環(huán)的任何動(dòng)作都有用。這是讓你“換換腦筋”機(jī)會(huì)。
與那些能讓你快樂的人來往。
“近朱者赤近墨者黑”，與那些能讓你快樂的人交往，他們會(huì)讓我們感覺良好，而如果我們感覺良好，那么我們的工作效率就更高。不管我有多少事情，我都把家人放在第一位。這讓我感到開心。當(dāng)我回去工作的時(shí)候，我感覺頭腦更加清晰。
準(zhǔn)備方便食用又有營(yíng)養(yǎng)的食物。
吃得好可以讓你更加高效地工作。問題是，每天做飯吃飯可能需要2到3個(gè)小時(shí)。這個(gè)時(shí)間可不短。關(guān)鍵是要弄清楚，如何不需要花太多時(shí)間就能吃好。
我做飯大多只需15分鐘。我通常早上吃2個(gè)雞蛋，中午吃鱷梨和沙拉，晚餐吃點(diǎn)高蛋白，比如魚。我從生鮮店訂的食物都是相同的，所以我不用花時(shí)間去想要做什么飯菜。我有一些開袋即食的零食，比如干烤毛豆、脫脂希臘酸奶、胡蘿卜、魚和金槍魚罐頭。如果你喜歡在做飯上花時(shí)間，那就去做吧。我有時(shí)也是這樣。
因?yàn)槿绻鲲堊屇愀杏X良好，你就會(huì)釋放某種荷爾蒙，讓你得到很好的休息，為之后的工作補(bǔ)充了精力。但是，如果你沒有做飯的時(shí)間，那就可以準(zhǔn)備一些方便食用又有營(yíng)養(yǎng)的食物。
用音樂來提神。
Spotify對(duì)某些類型的音樂的好處進(jìn)行了研究。研究人員發(fā)現(xiàn)，節(jié)奏為每分鐘50-80拍的音樂可以幫你提神，讓你的頭腦變得冷靜警醒。如果我要做那種重復(fù)性的任務(wù)，比如回復(fù)電郵，我就會(huì)聽我喜歡的歌。但如果我需要做比較復(fù)雜的任務(wù)，需要集中注意力，我就聽那些沒有歌詞的歌，讓我保持入神狀態(tài)。音樂可以對(duì)你的情緒產(chǎn)生顯著影響，因此也會(huì)影響到你的工作效率。
看了這個(gè)列表，你可能覺得如果照做的話，你就會(huì)變得像是無趣的機(jī)器人一樣。但這就是高效率的訣竅。
如果你看看那些效率最高的人士（運(yùn)動(dòng)員、作家、首席執(zhí)行官）的日常活動(dòng)，你可能會(huì)覺得有些無趣，但這就是提高效率的終極秘訣。
去除不必要的東西。
對(duì)決策過程進(jìn)行自動(dòng)化。
保持身體健康。
這看起來可能很無趣，但無趣也是一種方法，可以幫助你騰出空間，高效率地開展工作。
總結(jié)：
最后通過當(dāng)下中國(guó)管理最先進(jìn)的“163法則”（國(guó)外的意大利經(jīng)濟(jì)社會(huì)學(xué)家帕雷托提出2：8原理，國(guó)內(nèi)吳群學(xué)先生獨(dú)創(chuàng)“163法則”并注冊(cè)了專利。“163法則”符合中國(guó)國(guó)情的本土化、工具化、思維化！必將是中國(guó)人未來工作、生活、管理的普世價(jià)值法則！）總結(jié)關(guān)于如何提升工作效率！
一個(gè)思想
把時(shí)間花在正確的地方上
六個(gè)建議
有計(jì)劃的集中精力
學(xué)會(huì)使用筆記記錄
重復(fù)的工作自動(dòng)化
做好規(guī)劃以及歸類
運(yùn)動(dòng)與飲食很重要
懂得工作生活安排
三條寄語
處理任務(wù)時(shí)要專注
做事有計(jì)劃有方法
善于思考總結(jié)創(chuàng)新
